Op secretaresse dag worden secretaresses en secretarieel medewerkers in België in het zonnetje gezet. Secretaresse dag is elk jaar op de 3e donderdag in april. Voor het bijhorende cadeautje of attentie laat ik de eer aan onze deken, hij is tenslotte de baas. We gingen zelf eens op de koffie bij Sylvie en Johan.
Dit jaar heeft de deken het dekenaal secretariaat bijzonder verwend: het secretariaat werd volledig opgefrist: een nieuw laagje verf, nieuwe, energiezuinige ledverlichting en een deel van het meubilair werd vernieuwd.
Hoe lang zijn jullie hier al in dienst?
Sylvie ging als eerste van start in 2019. Zij was hiermee ook één van de eerste dekenaal secretarissen in ons bisdom Hasselt. Johan startte op 1 augustus 2021 en kon op zijn eerste werkdag al meteen mee met de jaarlijkse dekenale bedevaart naar Banneux. Een start die kon tellen en een ideale gelegenheid om meteen kennis te maken met de vele medewerkers en vrijwilligers van het dekenaat.
Hoeveel uren zijn jullie op het secretariaat?
We werken ieder halftijds en zijn op dinsdagvoormiddag en vrijdagvoormiddag samen op het secretariaat. De rest van onze tijd zijn we alleen op het secretariaat. Op die manier zorgen we ervoor dat er het grootste stuk van de tijd iemand beschikbaar is op het secretariaat.
Het meeste van onze tijd brengen wij door op het secretariaat, maar af en toe zijn wij ook op pad voor een vergadering.
Wat zijn de voornaamste taken?
We zijn intussen een perfect lopend team: we vullen elkaar echt heel goed aan. Sylvie is praktisch en actiegericht, terwijl Johan iets meer theoretisch is ingesteld. Sylvie neemt een heel groot stuk van de administratieve en praktische taken op zich, terwijl Johan voor de dekenale website zorgt. De andere taken verdelen we onder elkaar zoals het uitkomt of doen we samen.
Het dekenaat is uitgebreid, ben je ook vaak elders op locatie?
We hebben een zestal samenkomsten van de dekenale ploeg per werkjaar. Deze samenkomsten gaat telkens op een andere plaats in ons dekenaat door. Op deze samenkomsten verwelkomen we de pastores en verantwoordelijken van onze 8 pastorale eenheden en onze parochiefederatie, in totaal zo’n 25 mensen. De secretarissen bereiden de samenkomst voor: een uitnodiging mailen, de agendapunten bespreken met de deken, een Power Point presentatie maken, zorgen voor een locatie en de koffie. De samenkomst zelf duurt een drietal uur maar voor het dekenaal secretariaat is dit meestal een vullende dagactiviteit: klaarzetten van de zaal, ontvangen van de deelnemers, deelnemen aan de vergadering, het verslag maken en opruimen van de zaal. Verder hebben we ook nog een aantal andere dekenale activiteiten zoals de bedevaart naar Banneux, het feest van het bisdom dat steeds op 8 september in Tongeren doorgaat, de dekenale geloofsavond, … Daarnaast hebben we ook een aantal overlegmomenten met de andere dekenale secretarissen van ons bisdom. Dat overleg gaat meestal in de kantoren van het bisdom in Kiewit door.
Heb je contact met alle pastorale eenheden en parochiefederatie van het dekenaat?
Uiteraard, wij zorgen voor een groot stuk van de communicatie tussen het dekenaat en onze pastorale eenheden en parochiefederatie en wij coördineren een aantal dekenale initiatieven: de geloofsavond, de dekenale bedevaart, de aankoop van kaarsen voor het Vredeslicht en ook meer puur administratieve zaken zoals verzekeringen of het verzamelen van statistische gegevens of het afstemmen van agenda’s.
Heb je ook contact met het bisdom?
Als dekenaal secretariaat zijn wij het aanspreekpunt van het bisdom voor alle praktische en administratieve zaken, zoals de agenda van de vormheren voor de vormsels in het dekenaat, het verspreiden van informatie vanuit het bisdom, zoals de voorgeschreven collectes, de praktische organisatie van de geloofsavond die in nauw overleg met het bisdom gebeurt,
ondersteuning van initiatieven vanuit het bisdom die op het grondgebied van het dekenaat doorgaan: de jongerenontmoetingen, het feest van het bisdom,…
Liggen jullie taken vooral op religieus niveau of juist helemaal anders?
Gelovig zijn is uiteraard een absolute must in deze functie maar wij zijn niet professioneel gevormd om religieuze taken uit te voeren. Wij ondersteunen echter wel op een praktische manier het religieuze: je mag er zeker van zijn dat de boekjes die je in handen hebt tijdens een dekenale viering door het dekenaal secretariaat afgedrukt zijn en veelal geven wij ook nog de “finishing touch” aan de lay-out van de boekjes. De pastores kunnen trouwens allemaal bij ons terecht voor het afdrukken van boekjes voor de ondersteuning van een viering.
Zijn er dingen die je in de komende jaren graag anders zou aanpakken?
De werking van het dekenaal secretariaat loopt goed, maar kan altijd beter, onder het motto “stilstaan is achteruitgaan”. We denken dat er vandaag niets fundamenteel anders moet aangepakt worden, maar uiteraard leren we elke dag bij en evolueert de wereld elke dag en dus streven we er elke dag naar om telkens iets beter te doen dan gisteren, een zachte evolutie dus.
Zijn er dingen die je verwezenlijkt hebt en waarop je wel fier kan terugkijken?
Als dekenaal secretariaat verwezenlijken we zelf eigenlijk niets, we dragen enkel ons steentje bij door de dekenale projecten te ondersteunen. Op die manier kunnen we wel fier zijn op onze bijdrage aan onder meer de geslaagde geloofsavond, de succesvolle bedevaart naar Banneux, het “pakje voor Jezus”, het Vredeslicht en de wekelijkse pagina’s in Kerk & Leven waar we af en toe een artikel aan bijdragen.